회의가 많은 직장인에게 가장 부족한 것은 시간이었다
직장 생활을 하다 보면 업무 자체보다 회의 준비에 더 많은 시간을 사용하는 경우가 있습니다.
저 역시 40대 직장인으로 여러 프로젝트와 업무를 담당하면서 크고 작은 회의에 참석하고 있습니다.
특히 회의를 주관하거나 자료를 준비해야 하는 날이면 업무 시간의 상당 부분이 회의 준비에 사용되곤 했습니다.
회의 안건을 정리하고, 참석자들에게 공유할 내용을 준비하고, 예상 질문까지 생각하다 보면 어느새 한두 시간이 훌쩍 지나 있었습니다.
문제는 회의 준비에 시간을 많이 사용하면 정작 중요한 업무를 처리할 시간이 부족해진다는 점이었습니다.
그래서 자연스럽게 이런 고민을 하게 되었습니다.
"회의 준비 시간을 조금이라도 줄일 수 없을까?"
그 고민 끝에 활용하기 시작한 것이 바로 ChatGPT였습니다.
처음에는 회의 준비에 AI를 활용할 생각이 없었다
솔직히 처음에는 ChatGPT를 회의 준비에 사용할 생각이 없었습니다.
AI라고 하면 글쓰기나 정보 검색 정도만 떠올렸기 때문입니다.
그러던 어느 날 회의 자료를 준비하면서 문득 이런 생각이 들었습니다.
"지금 내가 정리하려는 내용을 ChatGPT에게 먼저 설명해 보면 어떨까?"
그날은 부서 업무 개선과 관련된 내부 회의를 앞두고 있었습니다.
회의 목적은 명확했지만 어떤 순서로 이야기를 진행해야 할지 정리가 잘 되지 않았습니다.
평소 같으면 메모장을 열어 생각나는 내용을 적어가며 정리했겠지만, 이번에는 ChatGPT에게 상황을 설명해 보았습니다.
결과는 생각보다 훨씬 만족스러웠습니다.
가장 먼저 달라진 것은 회의 안건 정리 시간이었다
예전에는 회의 안건을 정리하는 데만 30분 이상 걸리는 경우가 많았습니다.
주제가 복잡할수록 무엇을 먼저 이야기해야 하는지 고민하는 시간이 길어졌습니다.
하지만 ChatGPT를 활용한 이후에는 먼저 상황을 설명하고 안건 구조를 제안받는 방식을 사용하게 되었습니다.
예를 들어 다음과 같이 질문했습니다.
"업무 프로세스 개선 회의를 진행하려고 합니다. 현재 문제점은 업무 전달 과정이 복잡하다는 점입니다.
회의 안건을 정리해 주세요."
그러면 ChatGPT는 보통 다음과 같은 흐름을 제안했습니다.
- 현재 문제점 확인
- 문제 발생 원인 분석
- 개선 방안 논의
- 실행 계획 수립
- 일정 및 담당자 지정
물론 그대로 사용하지는 않았습니다.
하지만 초안을 만드는 시간을 크게 줄일 수 있었습니다.
예전에는 빈 문서를 보며 고민했지만, 이제는 초안을 수정하는 방식으로 바뀌었습니다.
예상 질문 준비에도 도움이 되었다
회의를 준비할 때 가장 부담스러운 부분 중 하나는 참석자들의 질문입니다.
특히 보고 형식의 회의에서는 예상하지 못한 질문이 나올 경우 당황할 때가 있습니다.
그래서 저는 회의 준비 과정에서 ChatGPT를 활용해 예상 질문을 만들어 보기 시작했습니다.
예를 들어 새로운 업무 방식을 제안하는 회의라면 다음과 같이 요청했습니다.
"이 제안에 대해 부서장이 할 수 있는 질문을 예상해 주세요."
그러면 생각하지 못했던 질문들이 나오는 경우가 많았습니다.
예를 들면,
- 비용은 얼마나 발생하는가?
- 기존 방식보다 어떤 장점이 있는가?
- 실패할 경우 대안은 무엇인가?
- 실행 일정은 어떻게 되는가?
이런 질문들을 미리 검토하면서 답변을 준비할 수 있었습니다.
덕분에 회의 중 당황하는 상황도 줄어들었습니다.
회의 자료 작성 시간도 줄어들었다
회의 자료를 만들 때도 ChatGPT는 도움이 되었습니다.
예전에는 회의 목적과 내용을 정리하는 데 많은 시간이 필요했습니다.
특히 문장을 간결하게 정리하는 것이 쉽지 않았습니다.
업무를 오래 하다 보면 설명이 길어지는 경우가 많기 때문입니다.
이럴 때 ChatGPT에게 내용을 요약해 달라고 요청하면 핵심만 정리된 문장을 확인할 수 있었습니다.
예를 들어,
"업무 요청부터 완료까지 평균 5일이 소요되고 있으며 전달 과정에서 오류가 발생하고 있습니다."
라는 내용을 보다 간결하게 정리하는 데 도움을 받을 수 있었습니다.
물론 최종 수정은 직접 해야 했지만 초안 작성 시간이 줄어든 것은 분명했습니다.
실제로 얼마나 시간이 절약되었을까
정확하게 측정한 것은 아니지만 체감상 변화는 꽤 컸습니다.
예전에는 일반적인 내부 회의를 준비하는 데 평균 1시간 30분 정도를 사용했습니다.
현재는 비슷한 수준의 회의를 준비할 때 약 40~50분 정도면 준비가 가능합니다.
물론 회의 규모에 따라 차이는 있습니다.
하지만 다음과 같은 작업 시간이 줄어든 것은 확실합니다.
- 안건 정리
- 회의 순서 구성
- 예상 질문 준비
- 자료 초안 작성
특히 처음 시작하는 작업에서 시간을 절약할 수 있다는 점이 가장 큰 장점이었습니다.
ChatGPT를 사용하면서 주의한 점
좋은 점만 있었던 것은 아닙니다.
회의 준비에 ChatGPT를 활용하면서 반드시 지키려고 하는 원칙도 생겼습니다.
첫 번째는 민감한 회사 정보를 입력하지 않는 것입니다.
회사 내부 자료나 기밀 정보는 절대 입력하지 않습니다.
두 번째는 AI의 답변을 그대로 사용하지 않는 것입니다.
ChatGPT가 제안한 내용은 참고 자료일 뿐입니다.
실제 업무 환경과 맞지 않는 내용도 있기 때문에 반드시 검토 과정이 필요합니다.
세 번째는 최종 판단은 사람이 해야 한다는 점입니다.
회의 목적과 참석자 특성은 AI보다 담당자가 더 잘 알고 있습니다.
따라서 AI는 보조 도구로 활용하는 것이 가장 적절하다고 생각합니다.
직장인이 ChatGPT를 활용해야 하는 이유
제가 ChatGPT를 업무에 활용하면서 느낀 가장 큰 장점은 시간을 절약하는 것보다 생각을 정리해 준다는 점입니다.
특히 회의 준비처럼 구조화가 필요한 업무에서는 큰 도움이 되었습니다.
많은 직장인들이 AI를 어려운 기술로 생각합니다.
하지만 꼭 복잡한 기능을 사용할 필요는 없습니다.
간단한 질문 하나로도 업무 효율을 높일 수 있습니다.
저 역시 처음에는 작은 시도에서 시작했습니다.
그리고 그 작은 변화가 회의 준비 시간을 줄이고 업무 부담을 낮추는 결과로 이어졌습니다.
마무리
회의는 직장 생활에서 빼놓을 수 없는 업무 중 하나입니다.
하지만 회의 자체보다 준비 과정에 너무 많은 시간을 사용하는 경우도 많습니다.
저는 ChatGPT를 활용하면서 회의 안건 정리, 예상 질문 준비, 자료 초안 작성 시간을 줄일 수 있었습니다.
물론 AI가 모든 것을 해결해 주는 것은 아닙니다.
하지만 반복적인 고민을 줄이고 생각을 정리하는 데는 충분히 도움이 되는 도구라고 생각합니다.
앞으로도 저는 ChatGPT를 업무에 적절히 활용하면서 경험한 사례들을 꾸준히 기록할 예정입니다.
작은 변화가 업무 효율을 높이고, 결국 더 중요한 일에 집중할 수 있는 시간을 만들어 준다는 것을 직접 경험하고 있기 때문입니다.
[분류 전체보기] - 직장인이 ChatGPT를 업무에 활용하는 방법 5가지
직장인이 ChatGPT를 업무에 활용하는 방법 5가지
직장인이라면 누구나 한 번쯤은 "시간이 조금만 더 있었으면 좋겠다"라는 생각을 해본 적이 있을 것이다. 하루 대부분을 업무에 사용하다 보면 이메일 작성, 자료 조사, 회의 준비, 보고서 작성
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